Clé de Fa - Vœux Clé de Fa 2022

Anticiper ses vœux de fin d’année : pourquoi et comment ?

La fin d’année approche à grands pas… Autrement dit, il est déjà temps de réfléchir à la conception de vos vœux clients / collaborateurs ! 🎁

Mais pourquoi s’y prendre à l’avance et surtout, comment faire pour bien anticiper ?

Chez Clé de Fa, les vœux de fin (et début) d’année, ça nous connaît ! Voici nos astuces pour anticiper la réalisation de ces derniers.

Faire le plein d’idées créatives

Eh oui ! s’y prendre en avance permet déjà de collecter au fur et à mesure les idées qui vous plaisent, de faire le point sur les vœux que vous avez déjà réalisés les années précédentes… Mais aussi de retrouver les vœux qui vous ont été envoyés et qui ont marqué votre esprit !

Voici déjà une première étape qui facilitera la réflexion autour de la forme que prendront vos vœux cette année.

Cartes à gratter, chocolats, cocottes … de nos jours les vœux peuvent prendre plusieurs formes, représenter vos produits ou services et respecter vos valeurs…

Faire la liste des personnes à qui vous allez transmettre vos voeux

À qui allez-vous transmettre vos voeux ?
Si il y a bien quelques chose de gênant, c’est de se rendre compte, une fois tout envoyé, que l’on a oublié, tel client ou tel fournisseur 😱

Préparez votre liste à l’avance, car une fois vos cartes imprimées et vos vœux fabriqués, vous devrez fournir la liste, noms et adresses compris aux personnes qui s’occuperont de l’envoi.

Réfléchir au message transmis

La deuxième étape est de réfléchir à ce que vous souhaitez transmettre au travers de vos vœux. Vous souhaitez : 

  • Annoncer une nouveauté (ouverture, nouvelle identité, nouvelle activité) ?
  • Présenter vos collaborateurs ?
  • Mettre en lumière vos valeurs et votre RSE ?
  • Présenter un produit/service phare de votre entreprise ?

Vous poser ces questions vous permettra d’affiner votre message. 

Félicitations, vous avez déjà fait 50% du travail ! 😉

Anticiper les délais

Penser à vos vœux en avance vous permet surtout d’anticiper les différents délais qui s’accumulent de la conception à l’envoi, en passant par la fabrication. 

On vous explique :

Délais de conception (votre agence / studio)

Il est important de prendre en compte les délais de conception et de mise en page de vos vœux. Car en effet, bien que votre agence, votre studio ou votre graphiste soit réactif, il est nécessaire de tenir compte des allers-retours pour toute modification, du temps de validation et de préparation du fichier final.

Délais de fabrication (imprimeurs, fournisseurs…)

Une fois la mise en page de vos vœux terminée, il est l’heure d’envoyer en fabrication. Et à cette étape, les délais peuvent grandement fluctuer.

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais

Quiproquos, problèmes d’impression, météo, grève des transports, pénurie de matières premières, les facteurs qui peuvent rallonger les délais sont multiples et deviennent exponentiels en fin d’année.

On peut passer d’une semaine de fabrication à trois en fonction de la quantité mais aussi du format (plus le format est spécifique et plus les délais s’allongent !)

Délais d’envoi / expédition

Également, il est nécessaire d’anticiper les délais d’envoi. Selon votre localisation, la taille du colis, le mode d’expédition… Là aussi, cela peut évoluer.

Anticiper vous permettra d’être sûr que vos clients et collaborateurs recevront vos vœux sur leur bureau avant les congés de fin d’année.

Vos propres délais !

Car oui, votre agenda est sûrement déjà très chargé en cette fin d’année. Il est donc nécessaire que votre projet de vœux soit géré efficacement. Cela vous permettra d’être le plus serein possible et d’accomplir vos autres projets pour finir l’année en beauté !

Pour chaque délai, plus vous vous y prenez tôt, plus votre projet sera pris suffisamment tôt chez les différentes intervenants/prestataires et plus vous serez dans les temps, et donc serein pour transmettre vos vœux ! 

En conclusion, si vous n’avez toujours pas réfléchi à vos vœux ou cadeaux de fin d’année, c’est le moment ! Et nous serions ravis de vous aider à les concevoir 😊

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Jade Kornig

Cheffe de projet Clé de Fa
Clé de Fa - Charte graphique

Charte graphique : un indispensable !

La charte graphique est un document, souvent livrée en même temps que votre logotype. Elle peut comporter quelques pages, ou bien une cinquantaine.

Lorsque vous avez des besoins en communication, votre prestataire est susceptible de vous la demander.

Mais en réalité, à quoi sert vraiment une charte graphique ? Et est-ce que c’est important, même si vous êtes une petite structure ?

Que contient la charte graphique ?

Reprenons les bases. Une charte graphique est un document de plusieurs pages qui reprend les instructions propres à votre identité visuelle. On peut y retrouver :

  • Le logo et ses variantes (logo condensé, logo noir & blanc…)
  • Les couleurs (CMJN, RVB, hexadécimal et même Pantone !)
  • Les typographies primaires et secondaires
  • Les éléments graphiques complémentaires (puces spécifiques, illustrations, motifs, icônes…)
  • Les tailles minimum du logo selon les supports (print, web…)
  • La zone de protection du logo
  • Les interdictions (déformations, changements de couleur…)
  • L’application du logo sur des fonds spécifiques, etc.
  • Et bien d’autres règles d’utilisation si besoin

Elle peut contenir uniquement le strict nécessaire et ne faire que quelques pages, ou au contraire être exhaustive et s’étendre sur bien plus de pages.

Clé de Fa-Charte-graphique-orange
Exemple : le sommaire de la charte graphique Orange reprenant des éléments listés ci-dessus.

Pourquoi (et pour qui) la charte graphique est importante ?

Pour vos prestataires

Votre graphiste ou votre studio de création vient de finaliser votre nouvelle identité visuelle. Il vous livre un logo, et une charte graphique complète.

Pour la suite, vous prévoyez de faire fabriquer une superbe enseigne chez le fabricant X, de faire personnaliser des jolis polos pour votre équipe chez le fabricant Y, et de concevoir des cartes de visite chez l’agence Z.

Ces 3 prestataires X, Y et Z auront chacun besoin de votre logo et des informations, couleurs, règles d’utilisation pour réaliser la prestation.

Vous pourrez donc transmettre à X, Y et Z votre logo et votre charte afin de faciliter ces échanges !

Cela évite de multiplier les allers-retours entre le prestataire et vous (donc plus d’efficacité) et permet d’éviter tout malentendu sur les couleurs/typographies (votre logo sur les polos devrait donc avoir une couleur similaire au logo de votre enseigne).

Pour vos collaborateurs

Il est aussi très utile de transmettre une charte graphique à vos collaborateurs. Elle établit les codes graphiques de l’entreprise, et leur permet d’enregistrer sur leur poste de travail les typographies, les couleurs et de garder en tête les règles d’utilisation du logo.

Pensez-y : ils pourraient en avoir besoin pour rédiger un mail, un rapport, une note interne avec les bonnes polices, couleurs, avec le bon logo. Car même en interne, il est important d’avoir des document cohérents et harmonieux, c’est la base du corporate ! 😊

Pour des partenaires externes

Mention dans un journal, sponsorisation lors d’un évènement… Vous devez pouvoir transmettre à n’importe quelle structure le « mode d’emploi » de votre identité, afin que votre image de marque soit bien respectée et tout simplement pour faciliter les échanges avec vos partenaires !

Établir votre image de marque

Voyons maintenant un peu plus loin que la simple utilisation de la charte.

En effet, maintenant que les règles sont établies, tous vos supports de communication suivront la même ligne directrice et auront donc une meilleure cohérence graphique.

Votre image de marque, appelée communément Branding, sera d’autant plus ancrée et forte.

Vos clients sauront donc plus facilement vous identifier, et une identité graphique respectée apporte un sentiment de confiance envers votre entreprise, vos produits et services !

Clé de Fa - gif britney

Exemple : si vos cartes de visites sont vertes et que votre site internet est rose, votre client ou prospect aura l’impression de ne pas être au bon endroit.

Et là… c’est la confusion.

En conclusion

Petite ou grande entreprise, la charte graphique est un outil très important, qui doit reprendre a minima les éléments de l’identité (couleurs, typographies, variantes du logo), et cela même si vous êtes une petite entreprise !

Car avoir un joli logo, c’est bien, mais pouvoir l’utiliser de manière efficace et cohérente sur tous vos supports, c’est mieux !

Clé de Fa - Ours et Singe

L’Ours & le Singe dans l’imprimerie

Cette technique a eu le monopole de l’impression jusqu’au 19e siècle. Les imprimeurs recrutaient des Ours pour faire fonctionner la presse d’imprimerie et des Singes pour composer les textes au moyen de caractères typographiques. Ce sont les noms désignés pour parler des professionnels de l’imprimerie.

L’Ours

L’Ours ou pressier était chargé de faire marcher la presse et était ainsi nommé pour l’impression de lourdeur qu’il donnait en encrant les formes.
Dans l’édition, cela désigne aujourd’hui un pavé, un encadré ou un espace, situé généralement au début ou à la fin d’un ouvrage, qui recense les noms et adresses de l’éditeur et de l’imprimeur, et les fonctions et les noms des collaborateurs ayant participé à la fabrication de l’imprimé. En réalité, l’Ours dans l’édition, c’est comme le générique au cinéma !

Le Singe

Le Singe ou typographe quant à lui aurait été ainsi désigné à cause des mouvements de bras et de mains très rapides, grâce auxquels il composait les textes avec les lettres en plomb et les distribuait dans les casses une fois le tirage terminé.

Cle de Fa L’Ours & le Singe dans l’imprimerie
l'Ours du bulletin de la ville de Mouy.

Venez boire un café à l’agence, nous vous montrerons un vrai meuble à casse de l’époque !

clé de fa - équipe

Jade Kornig

Cheffe de projet
Clé de Fa - Bannir mailing interne

Les mails en interne : à bannir ?

Nous vous en parlions déjà en 2012 dans cet article : en interne, les échanges par mail sont (presque) aussi utiles et productifs que les échanges par pigeon voyageur. Et chez Clé de Fa, cela fait plus de 8 ans qu’on n’en a (presque) plus !

Et pourtant : pendant la période Covid / télétravail, force est de constater que les mails en interne ont pris une place (trop ?) importante dans les boîtes de réception.

En 2020, un salarié envoyait en moyenne 72 % d’e-mails internes de plus qu’en 2019 (selon une étude de PoliteMail).

Pourquoi échanger par mail en interne, et même en période de télétravail, est particulièrement contre-productif ? 

  • Le mailing implique un tri, une priorisation des mails, la rédaction et l’envoi d’une réponse rédigée. Et nous le savons, pour organiser correctement sa boîte mail, cela demande un peu de temps et de concentration (nous y reviendrons dans un autre article 😉).
  • Nous vous en parlions dans cet article, les mails participent à la pollution numérique.
  • Les mails sont souvent lus immédiatement et répondus dans la foulée. Ce qui implique de mettre en pause toute autre tâche en cours. Et il faut compter par la suite le temps de re-concentration nécessaire pour reprendre la tâche interrompue. Autant dire que la productivité en prend un coup !
  • Parfois les mails sont perdus (Spam, suppression par erreur…) ou d’autres fois ils sont ignorés. Dans ce cas, la tâche demandée tombera aux oubliettes.
  • Un mail envoyé n’est pas modifiable. Si une information est oubliée, il faut renvoyer un deuxième mail. Ou un troisième si la situation évolue. Et là ben… on s’y perd. 

Je suis sûre que vous avez déjà envoyé ou reçu un mail de ce genre :

 

RE : avec la pièce jointe, c'est beaucoup mieux ! 👍 

Pensez donc que quand vous envoyez à votre super collègue :  

«Hello ! Peux-tu me dire le n° de dossier de Madame Trucmuche ?»

Vous mobilisez sa réflexion alors qu’il était peut-être très concentré sur une autre tâche. En plus, vous auriez sûrement pu avoir réponse à votre question sans même lui demander, en utilisant les bons outils.  

Mais, si on évite les mails, comment communiquer en interne autrement ?

Comme on est super sympa et que notre but n’est pas de vous faire la morale, voici un top 3 de nos outils numériques préférés et complémentaires :

Google Chat (anciennement Hangout)

Clé de Fa- Les mails en interne : à bannir ?
Cle de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : workspace.google.fr/intl/fr/products/chat/

Comme son nom l’indique, c’est un super outil de messagerie instantanée ! Alors évidemment il fonctionne avec Google, mais selon votre outil préféré, vous pourrez sans doute utiliser ses équivalents comme Teams ou autre. Parfait pour envoyer des messages courts au principal concerné, sans polluer les boîtes mail des collègues 🙂

Bonus : vous pouvez même créer des “équipes” avec les personnes de votre choix pour échanger sur des projets en particulier 👍

Trello

Clé de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : trello.com/fr

Clairement, notre outil chouchou. L’outil de gestion de projet par excellence. Et pas besoin d’être un grand professionnel de la com’ pour réussir à en tirer profit !

Trello est un outil de gestion de projet qui est parfait pour les équipes de travail.

Il permet grâce à son système de cartes (un peu comme des post-it virtuels) de tenir à jour l’avancement de ses projets, d’informer ses collègues avec des notifications, et de bien organiser et prioriser ses tâches.

Cet outil est parfait pour éviter les mails de type “ou en est-tu dans le projet Bidule ?” Car il suffit de lire la carte Trello correspondante et voir ce qui a été tenu à jour dessus. 

Cet outil permet également d’éviter les oublis, car contrairement aux mails supprimés ou dirigés vers les SPAM, ici tout est gardé en trace écrite !

Google Docs

Cle de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : workspaceupdates-fr.googleblog.com/2019/08/meilleure-collaboration-en-temps-reel.html

… Encore un outil Google ! Pas de panique, il existe des logiciels équivalents pour les suites Microsoft et autres. Ce qu’on aime dans cet outil, c’est le côté modification en temps réel. C’est un outil de traitement de texte classique, qui permet de travailler à plusieurs en même temps. On peut donc voir en direct ce que notre collègue écrit, et échanger ou modifier des tournures de phrases. Pratique de passer par ce système, pour avoir une relecture, un avis extérieur sur un projet de document, de mail… plutôt que d’échanger des mails avec la demande de relecture, et les 3 mails de corrections de 3 collègues différents !

Nous évoquerons plus tard d’autres outils collaboratifs très utiles comme Slack, Smash, Zoom, et d’autres outils portant des noms qui ressemblent à des onomatopées 🙂

Et vous, à quelle fréquence envoyez-vous des mails en interne ? Quels outils utilisez-vous pour éviter les mails ? 

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Jade Kornig

Cheffe de projet chez Clé de Fa